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Selo Digital – Dúvidas Frequentes

1. Como proceder a habilitação para uso do ambiente tecnológico do Selo Digital?
R: A adesão ao selo digital é obrigatória, conforme o art. 12 da Resolução 05/2014. Para que um fornecedor tenha acesso ao ambiente tecnológico do Selo Digital, a serventia extrajudicial deverá encaminhar ofício à Comissão de Estudo e Implantação do Selo Digital (COSED) formalizando a indicação do seu fornecedor.

2. Onde encontro a documentação do projeto Selo Digital?
R: A documentação do projeto Selo Digital está disponível no endereço: https://www.tjce.jus.br/fermoju/documentos-do-selo-digital/.

3. Os selos físicos em estoque, após a data da implantaçÕo do Selo Digital, serão recolhidos pelo Fermoju e trocados por Selos Digitais?
R: Efetivada a migração do sistema selo físico para selo digital, a serventia deverá remeter ao Fermoju seu estoque de selos físicos, que será averiguado pelo Fermoju, no máximo em 20 (vinte) dias úteis, conforme disposto no § 4º, art. 1º da Resolução 05/2014. Após a quantificação e qualificação dos selos físicos, o Fermoju elaborará ata de verificação simplificada e comunicarà o resultado à Corregedoria-Geral da Justiça. Enquanto não cumprida tal determinação o Cartório não poderá solicitar novos selos digitais. Nao haverá troca de selo convencional por selo digital.

4. Quantos selos eu posso solicitar?
R: A quantidade de selos disponibilizada depende da média de consumo de cada tipo de selo por serventia. O quantitativo é determinado pelo Fermoju. Para o ambiente de homologação do Selo Digital, foi estabelecido a quantidade máxima de 1.000 (selos) por tipo de selo utilizado pela serventia.

5. Quais os tipos de selos utilizados pelas serventias extrajudiciais?
R: No total são 15 tipos de selos utilizados de acordo com as atividades desenvolvidas por cada serventia, previstos no Anexo Único da Lei nº 14.605 de 05/01/2010.

6. Quais os Atos existentes e quais selos serão utilizados em cada ato?
R: Os Atos Extrajudiciais praticados no âmbito do Estado do Ceará pelas serventias extrajudiciais, bem como a devida utilização dos selos estão disponíveis na Tabela de Emolumentos no endereço: https://www.tjce.jus.br/avisos-fermoju/.

7. Quando poderei solicitar mais selos, além dos 1000 por tipo definidos, no caso do ambiente de pré-produção?
R: Conforme o Inciso I, § 1º da Portaria nº nº1053/2010, que altera a Portaria nº 1006/2009, quando o estoque de selos for correspondente a até 50% (cinquenta por cento) da quota mensal de distribuição.
Exemplo: estando de posse dos 1000 selos, a serventia deverá fazer a movimentação dos atos com os seus selos. Isso permitirá a serventia solicitar mais selos e assim, manter o seu estoque de selos. Se a serventia tem 1000 (mil) selos do tipo 2(dois) e movimentou 500(quinhentos) atos selados com o selo tipo 2(dois), a mesma poderá fazer uma solicitação de 500 selos do tipo 2.

8. Qual seria a periodicidade de envio das informações para que o sistema funcione de forma segura?
R: O art. 5º da Resolução 05/2014 prevê as seguintes situações para periodicidade de envio das informações:
a). Para as serventias de Entrância Final, ficou definido que o envio dos atos dar-se-á automaticamente, num período não maior que 30 minutos após a sua lavratura, em intervalos de 5 minutos. O sistema deverá proceder ao envio de forma automática, ou seja, sem a interferência de nenhum funcionário da serventia.
b) Para as serventias localizadas nas sedes das comarcas de entrâncias vinculadas, inicial e intermediárias os atos deverão ser enviados uma vez ao final do expediente matutino e outra ao final do expediente. Novamente, o sistema deverá proceder ao envio de forma automática, ou seja, sem a interferência de nenhum funcionário da serventia.
c). No encerramento das atividades semanais, nos cartórios de distritos localizados nas comarcas de Entrâncias vinculadas, inicial e intermediárias.

9. Qual código de selo utilizo na movimentação de Atos “Sem Selo”?
R: Alguns atos não contêm selos, como o 001006 (Realização de busca (Para cada 5 anos ou fração)) , deverá ser informado, então, o código 99.

10. Se o ato, após ser finalizado e enviado para o Portal do Selo Digital, precisar ser corrigido, como funcionará a retificação?
R: Sabe-se que cada sistema de informação utilizado nas serventias extrajudiciais possui uma maneira para encerrar o ato. Via de regra, deve haver uma opção de finalização do ato pelo operador, momento em que o Selo Digital será apropriado ao ato para impressão. Enquanto o ato encontra-se finalizado no sistema, mas ainda não remetido para o portal do Selo Digital, ele poderá ser alterado no sistema para corrigir eventuais falhas ou informações incorretas, sem a necessidade de que ele seja cancelado ou retificado. Após o envio do ato, haverá apenas a possibilidade de que ele seja retificado, conforme a ocasião, o que será explicado a seguir. Para que se evitem estes inconvenientes, o ideal que os atos sejam impressos em forma de minuta para que as partes o avaliem antes da conclusão, o que evitará o consumo equivocado e a eventual perda do Selo Digital.

11. Como proceder a retificação de um Ato?
R: De acordo com o art. 9º da Resolução 05/2014, quando o ato, mesmo após ser conferido pelas partes, for concluído e enviado para o portal do Selo Digital com equívoco, seja de digitação ou conteúdo, o titular da serventia poderá utilizar o procedimento do ato retificador, já constante da modelagem do Selo Digital (arquivos XSD). Deverá ser informado no ato de retificação o número do selo empregado no ato a ser retificado, de modo que o sistema possa vincular o ato retificado e o retificador. A consulta do ato pelo número do selo deverá apresentar a informação clara de que o ato foi retificado. O procedimento de retificação de ato poderá ser feito até a geração da Guia de Pagamento do Fermoju/Selo.

12. Como proceder para retificar um ato após a geração da Guia de Pagamento do Fermoju/Selo?
R: Uma vez gerada a Guia de Pagamento do Fermoju/Selo o ato não poderá ser retificado. Caso seja comprovado o erro nas informação, o Cartório deverá entrar com uma solicitação de restituição do valor pago pelo selo/ato, através de Processo Administrativo junto ao Tribunal de Justiça.

13. Haverá a possibilidade de se cancelar um ato já remetido ao TJCE?
R: Uma vez que os atos sejam remetidos ao portal do Selo Digital de Fiscalização, não poderão ser cancelados pelo sistema sem que sejam apostos novos selos, ou seja, sem que sejam efetuados novos atos, salvo o RI (Registro de Imóveis) que poderá informar o cancelamento de atos pendentes de selos.

14. Um ato retificador seria o mesmo ato enviado novamente com as alterações necessárias?
R: Um ato retificador é um novo ato, com o mesmo selo do ato retificado, que retifica informações equivocadamente lançadas no ato que o deu origem, que faz referência ao ato anterior, com mesmo número de folha e livro, quando houver previsão no Schema XML. Na prática, funcionará assim: uma vez detectado um erro material no ato a ser retificado, deverá lavrar-se um novo ato, com todas as informações constantes do ato original, obviamente com as correções necessárias. Nesse novo ato haverá um campo obrigatório (SqAtoRetificado) que será o sequencial do ato (SqAto) informado no retorno da operação de Movimentação de Atos do ato original (Retificado). Desse modo, assinalada a hipótese de se tratar de ato retificador e informado o número do selo utilizado no ato que deu origem, poder-se-á, por meio da consulta pública, obter-se a informação clara de que o ato foi retificado. Assim o sistema ficará seguro para a parte interessada.

15. O selo substitui as informações do ato? Ou seja, não haverá necessidade de imprimir etiqueta do ato, já que o selo contém tal informação?
R: Não. Em nenhum momento o selo substitui o ato, que continua a ser lavrado pelo sistema de forma muito semelhante como é feito atualmente, com todas as informações obrigatórias de acordo com as exigências da lei e das normas administrativas. A única diferença é que no ato não será mais aplicado o selo físico, e sim o selo digital, com a remessa das informações para o portal de consulta pública, ambiente destinado a verificar a autenticidade daquele ato. Relativo à impressão da etiqueta no ato, somente ocorrerá em alguns atos a exemplo de documentos de transferência de veículos e autenticações.

16. As etiquetas têm tamanho padrão?
R: Não foi definido um tamanho específico para as etiquetas de suporte, tendo sido definido apenas o conjunto mínimo de informações que deverão constar na mesma, conforme Anexo I da Resolução 05/2014, publicada no DJ no dia 09/06/2014 e seus elementos de segurança, conforme Anexo I da Portaria 1484/2014, publicada dia 01/07/2014.

17. Qual a diferença entre ID_ATO e ID_LOTE?
R: ID_ATO é uma chave de identificação única gerada pela serventia e que identifica o ato praticado. ID_LOTE é o código único do lote gerado pela serventia para empacotamento dos atos. O mesmo tem um limite máximo de atos.

18. Qual a disponibilidade do ambiente tecnológico?
R: O ambiente tecnológico do Selo Digital estará disponível no regime de 24/7. Uma vez que o Web Service seja consumido de forma adequada significa dizer que o mesmo não irá bloquear o consumo moderado do ambiente 24 horas por dia e 7 dias por semana. Hoje, a disponibilidade medida é de 99,95% do tempo.

19. O que significa a linha “Situação: Aguardando Processamento”? Esse ato foi ou não processado ? Quando for processado a situação vai mudar?
R: Após o ato ser enviado para o TJCE, o mesmo será processado, podendo gerar pendências a serem resolvidas pelo cartório. Essa situação indica que o ato ainda não foi processado. A situação será atualizada após o processamento do ato, conforme situações definidas no item 2.4 do documento de domínio.

20. No caso de ser aceito ou gerar uma pendência o status irá refletir essa situação?
R: Sim. Se o ato estiver na situação de Pendente, o mesmo deverá ser retificado, corrigindo a pendência. Para tanto deverá ser utilizado o serviço “consultaMovimentacao” disponível no Selo Digital – Web Service.

21. Foi feita uma solicitação de selos, mas não armazenei a chave. Como recuperar?
R: Conforme art. 11 da Resolução 05/2014, os selos serão disponibilizados exclusivamente de forma digital. Portanto, é de responsabilidade do sistema de software do cartório o correto gerenciamento das solicitações e chaves de solicitação, conforme regras definidas. Excepcionalmente, poderão ser requeridas as chaves de solicitações a pedido da serventia, justificando o motivo pelo não armazenamento das mesmas, onde o pedido será atendido em até 48 horas úteis.

22. Como funcionará a migração do selo atual para o Selo Digital de Autenticidade?
R: A substituição do sistema atual pelo modelo do Selo Digital de Autenticidade seré realizada de forma escalonada a partir do critério geográfico, conforme estabelecido por Portaria do Presidente do Tribunal de Justiça. De acordo com o cronograma de implantação do Selo Digital de Autenticidade, a serventia que estiver na iminência de utilizá-lo deverá, no prazo mínimo de dois dias e máximo de 5 dias úteis antes da entrada em vigor do novo sistema, realizar a solicitação e recepção dos selos digitais.

23. Em que momento mudará esse status?
R: A situação será atualizada após o processamento do ato, conforme situações definidas no item 2.4 do documento de domínio.

24. No caso de ser aceito ou gerar uma pendência o status irá refletir essa situação?
R: O ato estando na situação de Pendente, o mesmo deverá ser retificado, corrigindo a pendência. As pendências dos Atos constantes em um Lote enviado ao TJCE podem ser verificadas utilizando-se o serviço “consultaMovimentacao” disponível no Selo Digital – Web Service.