O Núcleo de Apoio à Gestão Documental é responsável por supervisionar e prestar apoio técnico às unidades do Tribunal de Justiça do Estado do Ceará (TJCE) na aplicação das normas e dos procedimentos de gestão documental, promovendo a adequada produção, tramitação, utilização, avaliação e destinação dos documentos nas fases corrente e intermediária, com vistas à sua eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente, conforme os instrumentos de gestão documental vigentes.

Principais Atribuições

Supervisão operacional

No âmbito da supervisão operacional, compete ao Núcleo gerenciar suas atividades internas, assegurando o cumprimento das diretrizes estabelecidas pela Unidade de Gestão Documental (UGD). Também lhe cabe acompanhar as solicitações recebidas e monitorar os arquivos existentes nas diversas unidades do TJCE, bem como coordenar os procedimentos relacionados à produção, tramitação, utilização e arquivamento dos documentos institucionais.

Orientação e colaboração

No campo da orientação e colaboração, o Núcleo mantém diálogo permanente com as unidades do TJCE, prestando orientações técnicas quanto à produção, organização e acumulação dos documentos na fase corrente. Compete-lhe, ainda, identificar e registrar demandas, necessidades urgentes e sugestões apresentadas pelas unidades, encaminhando-as à Diretoria da UGD para análise e deliberação.

Classificação, avaliação e transferência documental

No que se refere à classificação, avaliação e transferência documental, o Núcleo promove e supervisiona os procedimentos de classificação e avaliação dos documentos administrativos e judiciais, bem como sua transferência para o arquivo intermediário, quando cabível. Também acompanha os procedimentos de destinação final, observando os critérios técnicos e administrativos previamente estabelecidos e os instrumentos de gestão documental vigentes.

Higienização e descarte sustentável

No âmbito da higienização e do descarte sustentável, o Núcleo promove e orienta a adoção de procedimentos adequados de higienização e eliminação documental, assegurando que o descarte de documentos autorizados para eliminação ocorra de forma segura, controlada e ambientalmente responsável, em conformidade com as normas aplicáveis.

Monitoramento e avaliação

Na área de monitoramento e avaliação, o Núcleo elabora relatórios técnicos destinados a subsidiar o aprimoramento e a efetividade da gestão documental nas unidades administrativas e judiciárias do TJCE, incluindo as unidades das comarcas do Estado. Também monitora a correta aplicação dos planos de classificação e das tabelas de temporalidade documental vigentes, identificando eventuais necessidades de adequação dos procedimentos adotados.

Implementação de normas e procedimentos

No campo da implementação de normas e procedimentos, o Núcleo acompanha e orienta o cumprimento das diretrizes técnicas de gestão documental, promovendo a adoção de boas práticas de digitalização, preservação e conservação dos documentos físicos e digitais, de modo a assegurar sua integridade, autenticidade e acessibilidade.

Capacitação e disseminação de boas práticas

No âmbito da capacitação, o Núcleo promove ações educativas e de formação continuada destinadas aos servidores, com o objetivo de disseminar boas práticas de gestão documental, fortalecer a cultura arquivística institucional e manter as unidades atualizadas quanto às normas e aos procedimentos vigentes.

Gestão de sistemas documentais

Na área de gestão de sistemas documentais, o Núcleo acompanha e orienta a utilização adequada dos sistemas informatizados de gestão documental, contribuindo para a garantia da integridade, autenticidade e acessibilidade dos documentos. Também acompanha, em articulação com as unidades competentes, a implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq) e de sistemas informatizados de gestão documental, observando os requisitos estabelecidos pelo Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (MoReq-Jus).

Articulação institucional e interação com outras unidades

Por fim, no âmbito da articulação institucional, o Núcleo atua de forma integrada com as unidades de tecnologia da informação, comunicação e demais áreas correlatas, buscando alinhar procedimentos, otimizar recursos e promover a eficiência das rotinas de gestão documental. Além disso, participa de comitês, grupos de trabalho e reuniões técnicas voltados ao aperfeiçoamento contínuo das práticas arquivísticas no âmbito do TJCE.