A Gestão Documental do Tribunal de Justiça do Estado do Ceará (TJCE) tem por finalidade planejar, normatizar, orientar e acompanhar o ciclo de vida dos documentos judiciais e administrativos (da produção ao arquivamento permanente ou à eliminação), assegurando autenticidade, integridade, acessibilidade, proteção de dados pessoais e preservação da memória institucional. Trata‑se de um dever do Estado e de um direito da sociedade, indispensável à transparência, à eficiência administrativa e ao exercício da cidadania.

 

Fundamentos Constitucionais e Legais

A Constituição Federal de 1988 garante o acesso à informação de interesse particular, coletivo ou geral (art. 5º, XIV e XXXIII) e protege a intimidade, o sigilo das comunicações e os dados pessoais, inclusive em meios digitais (art. 5º, X, XII e LXXIX). Estabelece competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios para proteger documentos e bens culturais, bem como para proporcionar o acesso à cultura (art. 23, III a V). Reafirma a publicidade e a participação na Administração Pública, inclusive no Poder Judiciário (art. 37, §3º, II), preservadas hipóteses de sigilo para resguardar a intimidade das partes (art. 93, IX). Define ainda o Patrimônio Cultural brasileiro, do qual os documentos fazem parte (art. 216), impondo à Administração Pública a gestão da documentação, a franquia de consulta e a preservação dos acervos de guarda permanente (§§1º e 2º).

Esses fundamentos dialogam com normas e tratados internacionais sobre transparência, participação na vida cultural e proteção do patrimônio material e imaterial (Declaração Universal dos Direitos Humanos; Pactos e Convenções da ONU/OEA/UNESCO), além de se alinharem aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da Agenda 2030, institucionalizados no Poder Judiciário pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). No plano infraconstitucional, destacam-se: a Lei 8.159/1991 (Lei de Arquivos), que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados; a Lei 9.605/1998 (proteção penal do patrimônio cultural); a Lei 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação – LAI); a Lei 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD); a Lei 11.419/2006 (processo judicial eletrônico); a Lei 12.682/2012 (digitalização e armazenamento de documentos em meio eletrônico); o Código de Processo Civil de 2015; e a Lei 14.063/2020 (uso de assinaturas eletrônicas), que estruturam o tratamento e a preservação de documentos físicos e digitais e o acesso responsável às informações públicas.

No âmbito do Conselho Nacional de Justiça, o marco normativo é complementado por importantes resoluções que estruturam a governança da informação e a gestão documental no Poder Judiciário: a Resolução CNJ nº 324/2020, que institui as diretrizes da Política de Gestão Documental e de Memória e cria o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname); a Resolução CNJ nº 420/2021, que estabelece regras para o planejamento e execução da conversão do acervo físico em meio digital; a Resolução CNJ nº 469/2022, que define parâmetros técnicos e administrativos para a digitalização, a gestão e a destinação de documentos digitalizados, garantindo autenticidade e cadeia de custódia; e a Resolução CNJ nº 522/2023, que aprova o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos (MoReq-Jus), assegurando interoperabilidade, integridade, preservação e confiabilidade das informações digitais. Esses instrumentos são detalhados pelos manuais do CNJ, como o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário e o Manual de Digitalização do Proname, e orientam a atuação dos Tribunais, entre eles o Tribunal de Justiça do Estado do Ceará (TJCE), que estrutura sua política institucional de gestão documental, digitalização, preservação e memória em conformidade com essas normas.

 

Ciclo de Gestão Documental

O ciclo inicia‑se com a produção e o recebimento de documentos e processos, imediatamente classificados segundo o plano vigente e descritos com metadados mínimos. Seguem‑se a organização e a custódia na fase corrente; a avaliação conforme as tabelas de temporalidade; e, quando necessário, a transferência para arquivos setoriais (fase intermediária), com termos e listagens correspondentes. Ao término dos prazos, as séries e os dossiês têm sua destinação final instruída e submetida à CPAD para eliminação, com registros e publicidade, ou para recolhimento ao arquivo permanente. Em todas as etapas, o atendimento aos pedidos de informação e a proteção de dados pessoais constituem requisitos transversais.

 

Compromissos de Transparência e ODS/Agenda 2030

A gestão documental contribui para instituições eficazes, transparência e preservação do patrimônio cultural, alinhando‑se às metas dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável e às diretrizes do CNJ institucionalizadas para todo o Poder Judiciário.