O Núcleo de Apoio à Gestão Documental é responsável por supervisionar e prestar apoio técnico às unidades do Tribunal de Justiça do Estado do Ceará (TJCE) na aplicação das normas e dos procedimentos de gestão documental, promovendo a adequada tramitação, classificação, utilização, destinação e conservação dos documentos institucionais.

Principais Atribuições

Coordenação e supervisão operacional

No âmbito da coordenação e supervisão operacional, compete ao Núcleo gerenciar e supervisionar suas atividades internas, assegurando o cumprimento das diretrizes estabelecidas pela Unidade de Gestão Documental (UGD). Também atua como ponto central de recebimento e registro das demandas institucionais direcionadas à UGD, acompanhando solicitações e monitorando os arquivos existentes nas diversas unidades do TJCE. Nesse contexto, cabe-lhe, ainda, coordenar os procedimentos relacionados à produção, tramitação, utilização e arquivamento dos documentos institucionais.

Orientação e colaboração

Na esfera da orientação e colaboração, o Núcleo mantém diálogo permanente com as unidades do TJCE, prestando orientações técnicas quanto à produção, organização e acumulação dos documentos na fase corrente. Compete-lhe, também, identificar e registrar demandas, necessidades urgentes e sugestões recebidas, encaminhando-as à Diretoria da UGD para análise e deliberação.

Classificação, avaliação e transferência documental

No que se refere à classificação, avaliação e transferência documental, o Núcleo promove e supervisiona os procedimentos de classificação e avaliação dos documentos administrativos e judiciais, bem como sua transferência para os arquivos intermediários, quando cabível. Também acompanha os procedimentos de destinação final, incluindo a eliminação e o recolhimento para guarda permanente, observando os critérios técnicos e administrativos previamente estabelecidos e os instrumentos de gestão documental vigentes.

Higienização e descarte sustentável

No âmbito da higienização e do descarte sustentável, compete ao Núcleo coordenar as ações de higienização documental e promover a eliminação de documentos em suporte físico de forma segura, controlada e ambientalmente responsável, em conformidade com as normas e os procedimentos aplicáveis. Também lhe cabe organizar e manter sob guarda os processos judiciais ainda não baixados que se encontram nos arquivos do TJCE, assegurando condições adequadas de organização, conservação e recuperação da informação.

Gestão de transferências e identificação documental

Em relação à gestão de transferências e identificação documental, o Núcleo supervisiona os procedimentos de transferência de documentos para os arquivos intermediários, verificando o cumprimento dos critérios e requisitos técnicos estabelecidos. Também presta apoio à identificação e à classificação dos documentos quando as unidades produtoras não dispuserem de condições para realizar esses procedimentos, contribuindo para sua adequada organização e destinação.

Monitoramento e avaliação

Na área de monitoramento e avaliação, o Núcleo coleta, sistematiza e analisa indicadores de desempenho relacionados à gestão documental, com o objetivo de subsidiar o acompanhamento e o aperfeiçoamento das atividades desenvolvidas. Também elabora relatórios técnicos sobre a movimentação documental e as condições dos arquivos correntes, além de monitorar a correta aplicação dos planos de classificação e das tabelas de temporalidade documental vigentes.

Implementação de normas e procedimentos

No campo da implementação de normas e procedimentos, o Núcleo acompanha e orienta o cumprimento das diretrizes técnicas de gestão documental, promovendo a adoção de boas práticas de digitalização, preservação e conservação de documentos físicos e digitais, de modo a contribuir para a manutenção de sua integridade, autenticidade e acessibilidade.

Capacitação e disseminação de boas práticas

No âmbito da capacitação, o Núcleo promove ações educativas e de formação continuada destinadas aos servidores, com o objetivo de disseminar boas práticas de gestão documental, fortalecer a cultura arquivística institucional e manter as unidades atualizadas quanto às normas e aos procedimentos vigentes.

Gestão de sistemas documentais

Na área de gestão de sistemas documentais, o Núcleo supervisiona e orienta a utilização adequada dos sistemas informatizados voltados à gestão documental, contribuindo para assegurar a integridade, a autenticidade e a acessibilidade dos documentos. Também acompanha, em articulação com as unidades competentes, a implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq), observando os requisitos técnicos e normativos aplicáveis à preservação digital.

Articulação institucional e interação com outras unidades

Por fim, no âmbito da articulação institucional, o Núcleo atua de forma integrada com as unidades de tecnologia da informação, comunicação e demais áreas correlatas, buscando alinhar procedimentos, integrar esforços e promover a eficiência das rotinas de gestão documental. Além disso, participa de comitês, grupos de trabalho e reuniões técnicas voltados ao aprimoramento contínuo das práticas arquivísticas no âmbito do TJCE.