O Núcleo de Apoio à Gestão Documental é responsável por supervisionar e apoiar tecnicamente as unidades do TJCE na aplicação das normas e procedimentos de gestão documental, promovendo a correta tramitação, classificação, uso, destinação e conservação dos documentos institucionais. 

 

Principais Atribuições

No âmbito da coordenação e supervisão operacional, cabe ao Núcleo supervisionar diariamente suas próprias atividades internas, assegurando a plena execução das diretrizes emanadas pela UGD. Também atua como porta de entrada e protocolo institucional da Unidade, centralizando demandas, acompanhando solicitações e monitorando os arquivos existentes nas diversas unidades do TJCE. Ainda nesse escopo, é sua responsabilidade coordenar os processos de produção, tramitação, uso e arquivamento dos documentos institucionais. 

Na esfera da orientação e colaboração, o Núcleo mantém diálogo direto com as unidades do TJCE, orientando-as na produção e acumulação dos arquivos correntes. Também é incumbência do setor captar e registrar as demandas, urgências e sugestões recebidas, encaminhando-as à Diretoria da UGD para avaliação e deliberação. 

Quanto à classificação e transferência documental, o Núcleo promove e supervisiona as etapas de classificação, avaliação e transferência dos documentos administrativos e judiciais ao arquivo intermediário. Também acompanha a destinação final desses documentos, incluindo a eliminação, sempre pautada por critérios técnico-administrativos previamente validados. 

No que se refere à higienização e descarte sustentável, cabe ao Núcleo coordenar as ações de higienização documental e promover a eliminação de documentos analógicos de forma segura e ambientalmente responsável. Também é de sua responsabilidade organizar e manter sob guarda os processos judiciais ainda não baixados que se encontram nos arquivos do TJCE. 

Em relação à gestão de transferências e identificação documental, o Núcleo supervisiona o envio de documentos aos arquivos intermediários, bem como atua na identificação e classificação dos documentos quando as unidades produtoras não puderem fazê-lo. 

Na função de monitoramento e avaliação, o setor coleta, estrutura e analisa indicadores de desempenho relacionados à gestão documental. Elabora relatórios técnicos sobre a movimentação dos documentos e a situação dos arquivos correntes, além de monitorar a correta aplicação da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificação Documental. 

No campo da implementação de normas e procedimentos, o Núcleo assegura o cumprimento das diretrizes técnicas da gestão documental, promovendo práticas adequadas de digitalização, preservação e conservação tanto de documentos físicos quanto digitais. 

Quanto à capacitação, o Núcleo promove ações educativas voltadas à formação continuada dos servidores, visando à disseminação das boas práticas em gestão documental e à atualização permanente das unidades quanto às normas vigentes. 

Na gestão de sistemas documentais, o Núcleo supervisiona o uso adequado de sistemas informatizados voltados à gestão documental, garantindo que a integridade, autenticidade e acessibilidade dos documentos estejam asseguradas. Também acompanha a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis, nos moldes do RDC-Arq. 

Por fim, no eixo de interação com outras unidades, o Núcleo atua em articulação com setores de tecnologia da informação, comunicação e áreas afins, visando integrar esforços e garantir a eficiência das rotinas de gestão documental. Além disso, participa de comitês e reuniões técnicas dedicadas ao aprimoramento contínuo das práticas arquivísticas no TJCE.